IT 2310

Nieuw ICT Modelcontract: Offerte en aanbesteding, offerte-aanvragen

Auteur: Hans van der Perk
Trefwoorden: Offerte, aanbesteding, Request For Proposal, RFP, offerte-aanvragen
Samenvatting:
Een offerte-aanvraag, vaak request for proposal (RFP) komt even­als een offerte, niet zonder grote inspanningen tot stand. Het is de weergave van een (ICT) behoefte van de organisatie en vormt, even los van een mogelijk request for information (RFI), de start van een inkoopproces. Het einde van dat proces is in een meer professionele organisatie niet het getekende con­tract. Een relatie loopt immers pas af als sprake is van het uitfaseren van het ingekochte product of dienst. Dat betekent dat er in de RFI- en RFP-fase al aandacht zou moeten zijn voor de gehele life cycle over alle aspecten zoals technisch, financieel en contractueel beheer.

Mede om die reden is deze bijdrage voorzien van een enigszins uitgebreide inleiding. Als model is gekozen voor een RFP waarmee een complexe ICT- dienst wordt beschreven. Omdat alle aspecten van het aanbesteden daarbij aan de orde komen, kan voor een minder complexe dienst of een product een­voudig een subset van het model worden gebruikt. Er zijn veel vragen aan ge­gadigden in het model opgenomen. Uiteraard geldt ook hier dat in veel geval­len met een subset kan worden volstaan. Het model RFP moet worden gezien als een ‘meta rfp’. Er zijn geen technische, financiële of juridische nor­men in opgenomen. Er is gestreefd naar het opzetten van een meer generiek model waarin de diverse onderwerpen van aantekeningen zijn voorzien.

In deze bijdrage wordt eerst ingegaan op de theoretische achtergrond (op absolute hoofdlijnen) van het inkopen door middel van aanbesteden. Als voorbeeld is genomen een grotere uitvoerende dienst van een departement. Deze staat model voor overheidsorganisaties die op grond van Europese Richtlijnen en de Nederlandse Aanbestedingswet 2012 verplicht zijn aan te besteden. Er zij overigens op gewezen dat ook grote ondernemingen in de praktijk veelal een manier van inkopen hanteren die in hoge mate verge¬lijkbaar is met het aanbesteden zoals dat voor overheden is voorgeschreven.

Daarna is een becommentarieerd model opgenomen van een meer complex RFP. Met opzet is niet een ‘perfect’ rfp gecreëerd. Er is gebruik gemaakt van een praktijkgeval met alle voor- en nadelen van dien. Daarbij zal overwegend vanuit het perspectief van de inschrijver kritisch worden gekeken naar de RFP, maar zullen daarnaast ook de dilemma’s van de aanbestedende dienst worden belicht. Alhoewel naast RFP andere benamingen zoals offerte-aanvraag, beschrijvend document, aanbestedingsleidraad of inschrijfleidraad worden gebruikt, zal in deze bijdrage de term RFP worden gehanteerd.

Download hier - na inloggen - , offerte aanvragen?