College van Bestuur van Universiteit Utrecht heeft volledige inzage gegeven in opgeslagen gegevens van eiser

Rb. Midden-Nederland 18 april 2025, IT 4878; ECLI:NL:RBMNE:2025:2368 (Eiser tegen het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht). Eiser heeft het college verzocht om overhandiging van de mutatieverslagen van alle wijzigingen en vastleggingen van zijn persoonsgegevens sinds zijn aanstelling in 1987, steeds met uitleg over rechtvaardigingsgronden, doeleinden, noodzaak en belangenafweging. Bij uitspraak van juli 2022 heeft de rechtbank het college opgedragen om een besluit bekend te maken en hierin inzichtelijk te maken hoe de zoekslag naar eisers persoonsgegevens is uitgevoerd. In het besluit van december 2022 is dit dan ook uiteengezet en worden een heel aantal systemen genoemd. In slechts twee van die systemen zijn gegevens gevonden en hierin heeft het college inzage gegeven. Ook heeft het college alle dossiers die eiser niet al had verstrekt. Naar het oordeel van de rechtbank heeft het college inzichtelijk gemaakt hoe de zoekslag naar de persoonsgegevens van eiser is gedaan en welke gegevens daarbij zijn aangetroffen. Eiser heeft ook niet concreet benoemd waar het college nog meer had moeten zoeken en welke documenten er ontbreken. Het beroep van eiser is dan ook ongegrond.

7. De rechtbank stelt vast dat het college in zijn besluit van 2 december 2022 uitvoerig uiteen heeft gezet in welke systemen, administraties en archieven is gezocht en of daarin gegevens van eiser zijn aangetroffen. Voor de zoekslag is een plan van aanpak gemaakt, waarbij ook input van de (voormalig) Functionaris Gegevensbescherming is betrokken. Uit de beschreven zoekslag blijkt het volgende.

Het college heeft medewerkers van Information and Technology Services laten zoeken in de systemen SAP HR, Figshare, SAP OM, OCP (Websites UU), SAP Financieel, Printing, ULearning, Remindo, Inovate, Numworx, Intranet, Ubicast, Topdesk, Solisworkspace, ProctorExam, Boxcryptor, TawkTo, Overleaf, Blackboard, Qualtrics, Ouriginal, Yoda, BO (BusinessObjects) en CERT-UU incidenten registratie en mailarchief. In deze systemen zijn geen gegeven van eiser aangetroffen. Alleen in de systemen “myPhd” en “Pure” zijn gegevens aangetroffen. Hierin heeft het college inzage gegeven.

Bij een zoekslag in het toegangsbeheer van het [A], waarin de sleutelregistratie aangaande eisers persoon beheerd wordt, is geen informatie aangaande eiser aangetroffen.

In de personeelsadministratie van de faculteit bètawetenschappen is in de persoonsgegevens/documenten in het kelderarchief alleen een dossier gevonden over de Wob-procedure. Deze gegevens zijn niet verstrekt omdat eiser deze al heeft. In het digitale archief zijn geen gegevens van eiser aangetroffen.

In het UU-archief zijn twee dossiers aangetroffen in het systeem Corsa over Wob-verzoeken. Deze gegevens zijn niet verstrekt omdat eiser deze al heeft. In het systeem SharePoint DMS zijn geen gegevens aangetroffen van eiser.

Verder heeft het college nogmaals laten zoeken naar het personeelsdossier dat is aangetroffen in een van de dozen met processtukken. Dit personeelsdossier wordt volledig aan eiser verstrekt, ook de documenten die mogelijk al eerder zijn verstrekt. Het personeelsdossier bevat ook het door eiser gevraagde besluit met kenmerk HK van 24 augustus 2000. Dit besluit wordt aan eiser verstrekt.

De inhoud van de dozen met processtukken wordt niet verstrekt omdat eiser al over deze stukken beschikt. Volstaan wordt met het verstrekken van een overzicht van de inhoud van deze dozen.

Wat betreft de mutatieverslagen van alle wijzigingen en vastleggingen van eisers persoonsgegevens sinds eisers aanstelling in 1987 merkt het college op dat alle mutatieverslagen bij brief van 16 juni 2021 al aan eiser zijn verstrekt. Deze worden niet opnieuw verstrekt.