Gemeente Amsterdam moet zoekslag naar persoonsgegevens beter motiveren

Rb. Amsterdam 1 juli 2026, IT 5489; ECLI:NL:RBAMS:2026:6773 (eiser tegen het college). De rechtbank oordeelt in een tussenuitspraak dat het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam onvoldoende inzichtelijk heeft gemaakt hoe het heeft gezocht naar persoonsgegevens van eiser naar aanleiding van diens inzageverzoek op grond van artikel 15 AVG. Eiser, voormalig werknemer van de gemeente Weesp, stelde dat zijn personeelsdossier meer documenten moest bevatten dan het college had verstrekt. Tijdens de procedure bleek na een nieuwe zoekslag dat nog drie documenten uit 2008 en 2009 waren aangetroffen. Volgens vaste rechtspraak geldt dat wanneer een bestuursorgaan stelt dat bepaalde documenten niet of niet meer onder hem berusten en die mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het vervolgens aan de verzoeker is om aannemelijk te maken dat de documenten toch onder het bestuursorgaan berusten. Daarvoor moet het bestuursorgaan wel voldoende inzichtelijk maken hoe de zoekslag is uitgevoerd. Dat heeft het college hier niet gedaan: uit de besluitvorming blijkt niet in welke systemen is gezocht, welke zoektermen zijn gebruikt, bij welke personen navraag is gedaan en welke vragen daarbij zijn gesteld. Ook de latere toelichting dat in het fysieke dossier en in Decos is gezocht, acht de rechtbank onvoldoende. Het bestreden besluit is daarom in strijd met het motiveringsbeginsel.

De rechtbank stelt het college met toepassing van artikel 8:51a Awb in de gelegenheid dit gebrek te herstellen. Dat kan met een aanvullende motivering of, indien nodig, met een nieuwe beslissing op bezwaar. Het college moet binnen twee weken laten weten of het van die mogelijkheid gebruikmaakt en krijgt vervolgens zes weken om de zoekslag nader toe te lichten. Daarna mag eiser in beginsel binnen vier weken reageren. De rechtbank houdt iedere verdere beslissing, waaronder die over proceskosten en griffierecht, aan tot de einduitspraak.

4.1.

Volgens vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (de Afdeling)2 is het, wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, in beginsel aan degene die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, dat document toch onder het bestuursorgaan berust. Een bestuursorgaan moet voldoende inzichtelijk maken hoe het de zoekslag heeft verricht.3

4.2.

De rechtbank moet dus beoordelen of de stelling van het college dat er niet meer documenten zijn waarin de persoonsgegevens van eiser zijn verwerkt, niet ongeloofwaardig is.. De rechtbank is van oordeel dat zij dat in dit geval niet kan doen. Het college heeft met de bestreden besluitvorming namelijk onvoldoende inzichtelijk gemaakt hoe de zoekslag heeft plaatsgevonden. Niet in het primaire besluit en ook niet in het bestreden besluit heeft het college bijvoorbeeld toegelicht in welke systemen hij heeft gezocht, welke zoektermen zijn gebruikt, bij welke relevante personen het verzoek is uitgezet en welke specifieke vragen zij hebben meegekregen. In de e-mail van 26 februari 2026 heeft het college weliswaar aan eiser toegelicht nogmaals een zoekslag te hebben uitgevoerd in zowel het fysieke als het digitale dossier (‘Decos’), maar de rechtbank acht deze motivering te summier om de zoekslag aan de maatstaf uit de vaste rechtspraak te toetsen. Het bestreden besluit is daarom in strijd met het motiveringsbeginsel.