Oud-boekhouder moet volledige digitale bedrijfsadministratie aan onderneming overdragen

Rb. Overijssel 17 juli 2026, IT 5406; ECLI:NL:RBOVE:2026:4407 ([eiseres] tegen [gedaagde]). Een bouwonderneming had haar voormalige boekhouder op grond van een overeenkomst van opdracht belast met het voeren van haar administratie in het softwareprogramma Informer. Nadat de onderneming de overeenkomst had opgezegd, wijzigde de boekhouder de toegangscode, waardoor de bestuurder van de onderneming niet meer kon inloggen, en gaf hij geen gehoor aan het verzoek om de administratie aan de opvolgende boekhouder over te dragen. De vordering tot afgifte van de fysieke administratie werd tijdens de mondelinge behandeling ingetrokken, nadat de boekhouder had verklaard dat hij geen fysieke administratie bezat. De voorzieningenrechter acht het spoedeisende belang bij overdracht van de digitale administratie voldoende aannemelijk. De onderneming had op korte termijn administratieve stukken nodig voor een lopende procedure in hoger beroep en moest bovendien voldoen aan haar administratieplicht van artikel 2:10 BW. Tussen partijen stond vast dat de overeenkomst van opdracht was geëindigd en dat de digitale bescheiden die de administratie vormden eigendom waren van de onderneming. De boekhouder hield deze daarom in beginsel zonder recht of titel onder zich. Zijn wens om de administratie te bewaren met het oog op mogelijke toekomstige procedures rechtvaardigde niet dat hij de volledige administratie bleef achterhouden. Dit mogelijke belang was speculatief, woog minder zwaar dan het concrete belang van de onderneming en kon minder ingrijpend worden beschermd, bijvoorbeeld door de administratie in de bestaande toestand bij een onafhankelijke derde te deponeren.

De oud-boekhouder wordt veroordeeld om binnen drie werkdagen na betekening van het vonnis Informer opdracht te geven tot en volledig mee te werken aan het onaangetast en volledig verplaatsen van de digitale administratie naar de eigen licentie van de onderneming. De overdracht omvat onder meer facturen, offertes, boekstukken, financiële mutaties, auditfiles, de volledige mutatiehistorie, activastaten, belastingaangiftebestanden, digitale bijlagen, back-ups, data-exports en de voor de administratie gebruikte e-mailaccounts en mailboxen, inclusief de inloggegevens daarvan of doorschakeling van inkomende e-mail. Aan deze hoofdveroordeling is een dwangsom verbonden van € 2.500 per dag of gedeelte daarvan, tot maximaal € 50.000. De boekhouder wordt daarnaast verboden de administratie te wijzigen, te verwijderen of te bewerken en informatie daaruit aan derden te verstrekken, telkens op straffe van € 2.500 per overtreding tot maximaal € 50.000. De vordering om het vonnis zelf in de plaats te laten treden van de benodigde medewerking of opdracht wordt afgewezen. De onderneming had onvoldoende toegelicht waarom deze vorm van reële executie naast de al met een dwangsom versterkte hoofdveroordeling passend en noodzakelijk was en had daarvoor bovendien geen wettelijke grondslag genoemd. De boekhouder wordt veroordeeld in de proceskosten van € 2.226,57. Het betreft een voorlopige voorziening in kort geding, waaraan een eventuele bodemrechter niet is gebonden.

5.10.

Naar het oordeel van de voorzieningenrechter rechtvaardigt het standpunt van [gedaagde] niet het volledig onder zich houden van de digitale administratie van [eiseres]. [eiseres] is eigenaar van de bescheiden, heeft een wettelijke verplichting tot het voeren van een administratie en heeft bovendien een concreet lopende gerechtelijke procedure waarin zij de administratie nodig heeft. [gedaagde] heeft goed beschouwd geen deugdelijk argument aangevoerd waarom hij desondanks gerechtigd zou zijn om de digitale administratie onder zich te houden. De stelling van [gedaagde] dat hij in de toekomst mogelijk betrokken zal raken bij rechtszaken die gelieerd zijn aan de overeenkomst van opdracht tussen hem en [eiseres], is naar zijn aard speculatief. Feit is dat [gedaagde] op dit moment – afgezien van deze procedure in kort geding – niet als procespartij betrokken is in een procedure rondom [eiseres]. Het eventuele belang dat [gedaagde] bij het onder zich houden heeft, weegt minder zwaar dan het belang dat [eiseres] heeft bij onmiddellijke overdracht van de digitale administratie. Daar komt bij dat het belang van [gedaagde] ook op een minder vergaande wijze kan worden beschermd, namelijk door de administratie in de stand waarin die zich bevindt op het moment van het verstrekken aan [eiseres] bij een onafhankelijke derde te deponeren. In zoverre is het toewijzen van de vordering proprotioneel te noemen.

5.11.

Tegen de omvang en inhoud van de digitale administratie die volgens [eiseres] moet worden overgedragen, is door [gedaagde] geen verweer gevoerd. De voorzieningenrechter zal op dit punt de vordering van [eiseres] daarom toewijzen zoals gevorderd.

5.12.

Onder III vordert [eiseres] een dwangsomveroordeling. Hiertegen is door [gedaagde] geen verweer gevoerd. De voorzieningen zal daarom een dwangsomveroordeling koppelen aan de hoofdverplichting om de digitale administratie over te dragen, als prikkel tot nakoming.

5.13.

De voorzieningenrechter ziet wel aanleiding om de dwangsom op een lager bedrag vast te stellen dan door [eiseres] is gevorderd. De omvang van de dwangsom wordt vastgesteld op € 2.500,00 per dag (of gedeelte van de dag) dat [gedaagde] in gebreke blijft aan de hoofdveroordeling te voldoen, tot een maximum van € 50.000,00. Omdat de dwangsom wordt vastgesteld op een bedrag per tijdseenheid (een dag), kan deze niet ook tegelijkertijd per overtreding worden vastgesteld, gelet op artikel 611b Rv. De andersluidende vordering van [eiseres] op dit punt wordt afgewezen.