Verstrekking van vertegenwoordigersgegevens in officiële documenten valt onder de AVG, voorafgaande raadpleging toegestaan binnen grenzen

HvJEU 3 april 2025, IT 4849; ECLI:EU:C:2025:231 (L.H. tegen Ministerstvo zdravotnictví). De Tsjechische hoogste bestuursrechter heeft het Hof verzocht om uitleg over de toepassing van de AVG bij een verzoek tot toegang tot officiële documenten waarin persoonsgegevens van vertegenwoordigers van rechtspersonen zijn opgenomen. Het geschil betreft de weigering van het Tsjechische ministerie van Volksgezondheid om gegevens zoals naam, handtekening en contactgegevens van vertegenwoordigers op COVID-19-gerelateerde certificaten te verstrekken, uit hoofde van gegevensbescherming. De vragen zijn, verkort weergegeven, of identificerende gegevens van natuurlijke personen die rechtspersonen vertegenwoordigen onder het begrip ‘persoonsgegevens’ in de zin van artikel 4 AVG vallen, en of nationale rechtspraak een aanvullende verplichting mag opleggen aan verwerkingsverantwoordelijken wanneer de AVG dat niet expliciet vereist. 

Het Hof beantwoordt de eerste vraag als volgt. De verstrekking van de voor- en achternaam, handtekening en contactgegevens van een natuurlijke persoon die een rechtspersoon vertegenwoordigt, vormt een verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 4 AVG, ook wanneer dit uitsluitend gebeurt om die persoon als vertegenwoordiger te identificeren. Over de nationale verplichting tot raadpleging van de betrokkene zegt het Hof het volgende. Artikel 6, lid 1, onder c) en e), gelezen in samenhang met artikel 86 AVG, verzet zich niet tegen nationale rechtspraak die vereist dat de betrokkene vooraf wordt geïnformeerd en geraadpleegd voordat persoonsgegevens in officiële documenten worden verstrekt, mits deze verplichting niet onmogelijk is of onevenredige inspanningen vergt, en het recht op toegang tot officiële documenten niet onredelijk belemmert. De in het geding zijnde gegevens zijn, aldus het Hof, persoonsgegevens, en de nationale regels die voorafgaande raadpleging van betrokkenen voorschrijven zijn toelaatbaar, mits zij niet leiden tot een onevenredige beperking van de toegang tot officiële documenten.

48. Gelet op een en ander dient op de tweede vraag te worden geantwoord dat artikel 6, lid 1, onder c) en e), AVG, gelezen in samenhang met artikel 86 van deze verordening, aldus moet worden uitgelegd dat het zich niet verzet tegen nationale rechtspraak op grond waarvan een verwerkingsverantwoordelijke, die een overheidsinstantie is die tot taak heeft het recht van toegang van het publiek tot officiële documenten in overeenstemming te brengen met het recht op bescherming van persoonsgegevens, de betrokken natuurlijke persoon moet informeren en raadplegen alvorens officiële documenten met dergelijke gegevens te verstrekken, mits de toepassing van deze verplichting noch onmogelijk is, noch onevenredige inspanningen vereist, en dus niet ertoe leidt dat het recht van het publiek op toegang tot dergelijke documenten op onevenredige wijze wordt beperkt.