Recht op inzage omvat ook persoonsgegevens in interne notities en e-mails

Rb. Noord-Holland 3 april 2025, IT 4850; ECLI:NL:RBNHO:2025:3908 (Eiseres tegen het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Castricum). Eiseres heeft op 6 januari 2023 bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Castricum een verzoek ingediend op grond van artikel 15 AVG om inzage in haar persoonsgegevens. De gemeente heeft op 7 juni 2023 een overzicht van verwerkingen en kopieën van persoonsgegevens verstrekt. Eiseres heeft bezwaar gemaakt, stellende dat de verstrekte gegevens onvolledig zijn. Vervolgens heeft de gemeente niet tijdig op het bezwaar beslist, ondanks meerdere ingebrekestellingen door eiseres. Uiteindelijk is op 7 maart 2024 alsnog op het bezwaar beslist, waarbij aanvullende informatie is verstrekt en het bezwaar gegrond is verklaard. Eiseres vordert vernietiging van het besluit op bezwaar, omdat volgens haar het inzageverzoek onvolledig is behandeld, haar gronden in bezwaar zijn genegeerd, en ten onrechte geen hoorzitting heeft plaatsgevonden. Daarnaast vordert zij een dwangsom wegens het niet tijdig beslissen en vergoeding van proceskosten.

De rechter oordeelt dat het standpunt van de gemeente dat interne notities, interne correspondentie en bepaalde e-mails buiten de reikwijdte van het inzagerecht vallen, onjuist is. Persoonsgegevens omvatten volgens de AVG immers alle informatie die direct of indirect tot een persoon te herleiden is, ook als deze in interne documenten of e-mails staan. Alleen als een wettelijke weigeringsgrond van toepassing is, mag inzage worden geweigerd, en dit moet de gemeente motiveren. De rechtbank acht het niet uitgesloten dat eiseres nog niet alle persoonsgegevens heeft ontvangen. Het besluit wordt vernietigd voor zover het ziet op de afhandeling van het AVG-verzoek. De gemeente nader onderzoek moet doen naar de aanwezigheid van persoonsgegevens en deze alsnog moet verstrekken, tenzij een weigeringsgrond geldt.

19. De rechtbank overweegt dat in de beschikkingen van de Hoge Raad van 29 juni 2007 interne notities buiten de reikwijdte van de voorganger van de AVG (de Wet bescherming persoonsgegevens) werden gehouden omdat deze in de desbetreffende zaken niet in een ‘bestand’ werden bewaard. In een uitspraak van 5 februari 20206 heeft de Afdeling geoordeeld dat die vraag niet speelt bij geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, zoals bij e-mails. In een uitspraak van 9 augustus 20237 heeft de Afdeling bevestigd dat e-mails ook onder de reikwijdte van de AVG kunnen vallen. Uit artikel 2, eerste lid, van de AVG volgt immers dat de AVG zonder meer van toepassing is op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en, voor zover opgenomen in een bestand of bestemd daarin te worden opgenomen, ook op niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

20. Gelet op het voorgaande, kan uit de beschikkingen van de Hoge Raad van 29 juni 2007 niet worden afgeleid dat interne notities en interne correspondentie zonder meer buiten de reikwijdte van artikel 15 van de AVG vallen. Dit volgt evenmin uit de andere jurisprudentie waarnaar verweerder verwijst, aangezien deze jurisprudentie op die beschikkingen is gebaseerd.8 De rechtbank volgt het standpunt van verweerder daarover dan ook niet. Gelet op hetgeen hiervoor onder 16 is overwogen en anders dan waar verweerder bij de gegevensverstrekking aan eiseres lijkt te zijn uitgegaan, zijn persoonsgegevens bovendien niet beperkt tot basale identiteitsgegevens zoals een naam, geboortedatum en woonadres.