Contracten  

Op 19 juli jl. werden de nieuwe Algemene Rijksvoorwaarden Bij IT-overeenkomsten (ARBIT) gepubliceerd in de Staatscourant. Hoog tijd dus voor een eerste analyse. Zie voor de ARBIT-voorwaarden overigens artikel IT 28 op IT en Recht, makkelijk benaderbaar via de menu optie "Veel gebruikte voorwaarden". Met dank aan Theo Bosboom, Dirkzwager advocaten

Algemeen

De eerste indruk van de inhoud van de ARBIT is positief. De opzet van de voorwaarden is overzichtelijk, het taalgebruik is in het algemeen duidelijk en het gebruik van juridisch en technisch jargon is gelukkig heel beperkt. In die zin vormen de ARBIT een duidelijke verbetering ten opzichte van de BIZA-modelcontracten uit 1996, waarin het taalgebruik vaak erg wollig is. Ook de keuze om in de ARBIT geen opties op te nemen waaruit de gebruiker nog een selectie moet maken, zoals bij de BIZA-modellen het geval was, vormt mijns inziens een verbetering.

Dit betekent overigens niet dat overheden bij de toepassing van de ARBIT niet meer hoeven na te denken over de juridische aspecten van de samenwerking met de IT-leverancier en dat zij met de enkele van toepassing verklaring van de ARBIT kunnen volstaan. De ARBIT zijn echte inkoopvoorwaarden: ze vormen een juridisch raamwerk, dat aangevuld zal moeten worden met een overeenkomst waarin door partijen de punten op de i worden gezet en de concrete rechten en plichten nader worden uitgewerkt. De ARBIT gaat er ook vanuit dat een dergelijke overeenkomst wordt opgesteld. Eén van de sleutelbegrippen in de ARBIT is “het overeengekomen gebruik”, dat onder meer heel belangrijk is voor het vaststellen van de leveringsomvang en de inhoud van de garanties. Dit begrip moet door partijen zelf worden ingevuld in de overeenkomst en de stukken uit het voortraject. Overheden die de ARBIT gaan gebruiken, doen er goed aan om in het kader van offertetrajecten of aanbestedingsprocedures zelf al een aanvullende overeenkomst op te stellen en mee te sturen, zodat voor leveranciers exact duidelijk is onder welke voorwaarden de overheid wil contracteren en al in de selectiefase op deze voorwaarden kunnen reageren.

Implementatie en acceptatie

Wat ik mis in de ARBIT is een duidelijk juridisch raamwerk voor de implementatiefase van een IT-project. Als een IT-project mislukt, is dat nogal eens te wijten aan een onduidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden bij de implementatie. Ook de acceptatieprocedure is in de ARBIT wel erg summier uitgewerkt. Zo is bijvoorbeeld niet aangegeven wat er moet gebeuren indien de software na de acceptatietest wordt afgekeurd: binnen welke termijn moeten gebreken dan worden hersteld, hoeveel kansen krijgt de leverancier en welke rechten heeft de afnemer? Deze onderwerpen moet nu dus worden opgenomen in de overeenkomst, in combinatie met het plan van aanpak.

Open source software

Voorts is opvallend dat er in de ARBIT-voorwaarden niet of nauwelijks aandacht wordt besteed aan open source software. Dit terwijl de rijksoverheid via het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOIV) overheden juist zoveel mogelijk stimuleert om waar mogelijk gebruik te maken van open source software. Inmiddels is uit een nadere toelichting van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gebleken dat er in het najaar een specifiek addendum bij de ARBIT zal verschijnen voor de aanschaf van open source software. Mede gezien het jarenlange voorbereidingstraject van de ARBIT, rijst de vraag waarom er niet voor gekozen is om open source software direct in de ARBIT te integreren. Nu zal in elk geval bij een substantieel deel van de IT-opdrachten van de overheid nog geen gebruik gemaakt kunnen worden van de ARBIT, in elk geval niet zonder een aanvullende overeenkomst die wel op open source is toegesneden en waarin op veel plaatsen van ARBIT wordt afgeweken. Het lijkt erop dat de opstellers van de ARBIT zich te laat het belang van open source hebben gerealiseerd.

ARBIT evenwichtig?

In de toelichting bij de ARBIT wordt aangegeven dat er een trendbreuk is beoogd met het verleden, in die zin dat in de ARBIT zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de belangen van beide partijen en dat op zoek is gegaan naar ‘het redelijke midden’. De vraag is of de opstellers van de ARBIT in deze opzet geslaagd zijn.

ICT~Office, de brancheorganisatie van IT-leveranciers, heeft in een eerste reactie al laten weten niet blij te zijn met de ARBIT en van mening te zijn dat de risico’s vooral bij de leverancier worden neergelegd. Deze wat voorspelbare reactie doet naar mijn mening geen recht aan de ARBIT. De voorwaarden zijn veel minder eenzijdig dan de eerdere BIZA-modellen en zeker ook veel minder eenzijdig dan de vorig jaar gelanceerde ICT~Office voorwaarden die door veel leveranciers gebruikt worden (zie hiervoor ook ons eerdere blogbericht). Dat de ARBIT in de praktijk onwerkbaar zouden zijn, wil er bij mij dan ook niet in. Wel erg eenzijdig vind ik de regel dat er pas iets betaald hoeft te worden na acceptatie van de betreffende producten of diensten (artikel 11.1). Zeker bij langdurige projecten betekent dit dat de leverancier heel veel zal moeten voorfinancieren. Met name bij aanbestedingsprocedures, waarbij de leverancier ook al veel tijd en kosten aan het verkrijgen van de opdracht heeft moeten besteden, is dit niet zonder meer redelijk. Hetzelfde geldt voor de regel dat overheden bij betaling van nog niet geaccepteerde prestaties altijd een bankgarantie van de leverancier kunnen verlangen (artikel 16.1). Zo zijn er nog wel wat voorbeelden te noemen. Dat neemt niet weg dat veel van de bepalingen behoorlijk evenwichtig zijn en dat de ARBIT als geheel zeker niet het karakter van een ‘wurgcontract’ hebben.

Wel vind ik – gelet op de beoogde evenwichtigheid van de ARBIT – de term “wederpartij” om de leverancier/opdrachtnemer aan te duiden wat ongelukkig. Deze term wordt in de praktijk met name door juristen gebruikt om de tegenstander in geschillen of procedures mee aan te duiden. Hoewel uit de toelichting blijkt dat dit hier niet zo bedoeld is, vraag ik mij af waarom niet gekozen is voor de neutrale term “contractspartij” of het begrip “leverancier”.

Dit bericht is oorspronkelijk verschenen op: https://dirkzwagerieit.nl/2010/08/19/arbit-de-eerste-indruk/.

Op het weblog van de sectie IE/IT van Dirkzwager zijn daarna ook nog de volgende twee berichten over ARBIT verschenen:

• ARBIT: voor wie en voor wat? (Theo Bosboom, 30 augustus 2010)
• ARBIT: beperking van aansprakelijkheid (Ernst-Jan van de Pas, 3 september 2010).

Termen die je vaak tegenkomt in IT-contracten zijn directe, indirecte en gevolschade. De soms geopperde gedachte dat het om een nieuwe, van oorsprong Amerikaanse term zou gaan, wordt gelogenstraft door het feit dat men de term al kan aantreffen in jurisprudentie uit de jaren zestig en zeventig, aldus prof.dr.mr. T.F.E. Tjong Tjin Tai in het artikel "Directe schade in het contractenrecht", eerder gepubliceerd in Maandblad voor Vermogensrecht: MvV 2007/11, p. 226-231.

"Een term die men in de contractuele praktijk regelmatig ontmoet is ‘directe schade’. Een toelichting ontbreekt echter veelal: men lijkt te veronderstellen dat de betekenis van deze term bekend is. Zij wordt vaak gebruikt in exoneratiebedingen, in het bijzonder in de ICT-branche. Er wordt dan een onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte schade. Vaak wordt voor directe schade een aansprakelijkheidslimiet overeengekomen en wordt voor indirecte schade algeheel geëxonereerd. Ook de term ‘gevolgschade’ wordt wel gebruikt in onderscheid van en afgezet tegen directe schade. Een enkele keer ontmoet men een exoneratie voor zowel indirecte als gevolgschade. De soms geopperde gedachte dat het om een nieuwe, van oorsprong Amerikaanse term zou gaan, wordt gelogenstraft door het feit dat men de term al kan aantreffen in jurisprudentie uit de jaren zestig en zeventig.

[...]

Indien geen nadere invulling wordt gegeven aan het paar directe/indirecte schade dient dit mijns inziens als niet meer dan een verwijzing naar de toerekenbaarheid te worden opgevat, die dus niets toevoegt aan het vereiste van art. 6:98 BW."

Lees het artikel hier.

Rechtbank 's-Hertogenbosch, 11 augustus 2010 (nog niet gepubliceerd), zaaknummer/ rolnummer 192206/09-967, Qurius Nederland B.V. tegen CPH Chemicals B.V. (met dank aan Marianne Korpershoek, Louwers IP/Technology Advocaten), CPH en Qurius komen overeen dat Qurius standaard Microsoft software zal leveren en inrichten. Daarbij wordt tevens overeengekomen dat Qurius projectdocumentatie dient op te leveren van de door Qurius te ontwikkelen onderdelen. CPH vordert een verklaring voor recht dat Qurius gehouden is projectdocumentatie met betrekking tot alle door Qurius voor CPH ontwikkelde software - waarin de door die software geboden functionaliteit en de technische werking van die software gedetailleerd zijn beschreven volgens de daarvoor gebruikelijke standaarden.

De rechter wijst deze verklaring voor recht af met de volgende motivering: "Qurius stelt immers onweersproken dat Navision een product van Microsoft is met veel standaardfuncties, zodat het werk van Qurius (grotendeels) het 'inrichten' (ook genaamd: 'parametriseren') van de standaardfuncties behelst, waarbij Qurius niets meer doet dan aan- of uitvinken van keuzes in de standaardsoftware van Microsoft, op CPH afgestemde layouts en teksten invoeren en verbindingen maken tussen verschillende softwareproducten. Aan het voorgaande verbindt Qurius, evenmin weersproken, de conclusie dat voor dergelijke werkzaamheden (in de branche, naar de rechtbank begrijpt) geen noemenswaardige) documentatie wordt verwacht omdat een bekwaam vakgenoot ook zonder documentatie desgewenst kan zien wat Qurius heeft gedaan en daaraan verder kan werken. Bij deze stand van zaken lag het op de weg van CPH om concreet toe te lichten welke (rnaatwerk)onderdelen nog niet naar behoren door Qurius zijn gedocumenteerd, hetgeen zij heeft nagelaten."

Lees de uitspraak hier

Vzr. Rechtbank Amsterdam, 9 januari 2009, KG ZA 09-25 SP/EB, Telfort B.V. tegen XB Managed Services B.V. Eerder verschenen op IEForum (met dank aan Thomas Conijn, De Brauw Blackstone Wetbroek), maar dan met de nadruk op de databankrechtelijke aspecten. XB Managed Services wordt veroordeeld om bij einde contract de gevraagde exit-assistentie te verlenen. Of Telfort XB Managed Services daarvoor dient te betalen valt buiten het bestek van de procedure.

XB Managed Services leverde Virtual ISP diensten aan Telfort. Bij einde contract beroept Telfort zich op de contractuele exit-regeling die - kort gezegd - voorziet in redelijke medewerking door XB Magaged Services om de continuïteit van de diensten te borgen. De vraag die opkomt is of van XB Managed Services in dat kader gevergd kan worden dat zij bepaalde historische data levert. XB Managed Services is bereid die data te leveren, maar wil dan wel haar kosten vergoed hebben. Zij schat in ongeveer 150 manuur nodig te hebben om de data te kunnen verstrekken. Telfort wil niet betalen. De voorzieningenrechter oordeelt dat XB Managed Services de gevraagde medewerking dient te verlenen en dat de vraag of zij aanspraak kan maken op een vergoeding, buiten het bestek valt van de procedure (r.o. 5.3).

Lees de uitspraak hier.

Gerechtshof Amsterdam, nevenzittingsplaats Arnhem, 1 juni 2010, LJN: BM6320,  Hulskamp tegen De Beeldbrigade en Bell tegen Hulskamp (Met dank aan Polo van der Putt, Vondst Advocaten). Misschien nu al de uitspraak van het jaar. Het Gerechtshof past het kooprecht toe op standaardsoftware.

Het Gerechtshof oordeelt dat de software weliswaar geen zaak is, maar toch onderworpen is aan het kooprecht. Hierdoor geldt de korte verjaringstermijn van 2 jaar:

"4.6 Het programma ImageSan is vastgelegd op een of meerdere gegevensdragers. Het in deze zaak gestelde gebrek houdt geen verband met deze gegevensdragers, maar met de werking van de daarop vastgelegde software. Anders dan een gegevensdrager, kan die software op zichzelf niet worden aangemerkt als een voor menselijke beheersing vatbaar stoffelijk object en is dan ook geen zaak in de zin van artikel 3:2 BW. Niettemin leidt het feit dat ImageSan standaardsoftware is, die als een pakket kan worden aangeschaft (hier voor ruim € 46.000) en waarmee het recht op het vrije en duurzame gebruik van de software wordt verkregen met de omstandigheid dat het in deze zaak gaat om de kwaliteit van die software en niet om de auteursrechtelijke dimensie daarvan, het hof tot het oordeel dat, op grond van het bepaalde in art. 7:47 BW, titel 7.1 van toepassing moet worden geacht. Dat de software - voor een bedrag van € 2.200 - door een specialist geïnstalleerd en getest moet worden alvorens in gebruik te worden genomen, doet hier niet aan af, nu dit het karakter van de tussen partijen gesloten overeenkomst niet wezenlijk anders doet zijn.
4.7 Dit oordeel brengt mee dat ook de verjaringstermijn van twee jaren van artikel 7:23 BW lid 2 van toepassing is [...]"

Lees het arrest hier.

Gerechtshof 's-Gravenhage, 19 januari 2010, HA ZA 071438, Noorderpoortcollege tegen Randstad (met dank aan Polo G. van der Putt , Vondst Advocaten). Tussen PinkRoccade Public B.V., de rechtsvoorganger van Randstad HR & Salarisdiensten enerzijds en het Nooderpoortcollege anderzijds bestond een dienstverleningsovereenkomst voor salarisdiensten.

Daarnaast hadden partijen een overeenkomst gesloten terzake van de module HR connect. Er zijn problemen opgetreden met HR connect en partijen hebben daarop nadere afspraken gemaakt. Kort gezegd kreeg het Noorderpoortcollege een tegoedbon die zij kon inwisselen tegen een nieuw te ontwikkelen connector. Mocht Randstad er niet in slagen de connector binnen 2 jaar te leveren, dan kon het Noorderpoortcollege aanspraak maken op een geldelijke compensatie. Het Noorderpoortcollege kiest nog tijdens de periode van 2 jaar voor de connector van een derde partij en beëindigt de dienstverleningsovereenkomst met Randstad. Randstad heeft vervolgens haar nieuwe connector niet binnen de periode van 2 jaar aangeboden. Na afloop van de periode van 2 jaar maakt het Noorderpoortcollege aanspraak op betaling van de compensatie wegens het niet tijdig aanbieden van de connector. Het Gerechtshof wijst de vordering van het Noorderpoortcollege af:

"7. [...] Een tegoedbon heeft immers in beginsel alleen waarde jegens de partij die de tegoedbon heeft verstrekt, en impliceert als voorwaarde voor het verzilveren ervan een voortzetting van de handelsrelatie. Het hof is van oordeel dat het Noorderpoortcollege dit redelijkerwijs had moeten begrijpen.

[...]

10. Het vervallen van de tegoedbon bracht naar het oordeel van het hof tevens mee dat het in de overeenkomst vermelde (voorwaardelijke) recht van het Noorderpoortcollege om, indien de ontwikkeling van de interface van Randstad geen doorgang zou vinden, van Randstad twee jaar na het sluiten van de overeenkomst het bedrag van € 42.500,- terug te krijgen, eveneens was komen te vervallen. [...]"

Lees het arrest hier.

en advertentie brein hier

Rb Amsterdam 7 april 2004, H.02 2480, Masalco tegen PinkRoccade (met dank aan: Polo G. van der Putt , Vondst Advocaten). PrinkRoccade had zich verbonden System21 te installeren bij Masalco. Het project loopt uit de planning en Masalco ontbindt. De rechtbank oordeelt dat de ontbinding geen stand houdt. "Dit te meer nu feit van algemene bekendheid is dat automatiseringsprojecten kunnen uitlopen, en uitlopen ook vaak plaatsvindt." (r.o. 6.5)

En passant honoreert de rechtbank een beroep op het exoneratiebeding uit de Fenitvoorwaarden 1994 (r.o. 6.3):

"6.3
Masalco is een grote onderneming in de zin van art. 6:235 lid 1 BW. Ze betwist niet dat ze voor wat betreft de exoneratiebedingen met de Fenitvoorwaarden vergelijkbare algemene voorwaarden gebruikt. Op het gebied van automatisering beschikt Masalco zelf ook over deskundigheid, te weten over een eigen automatiseringsafdeling (Masalco Automatisering B.V.), zodat zij inhoudelijk ten opzichte van PinkRoccade eniger mate gelijkwaardig is. Uitgangspunt is daarom dat PinkRoccade beroep tegenkomt op de exoneratiebedingen [...].

6.5
Ten aanzien van de nakoming van de mantelovereenkomst geldt het volgende. Masalco stelt dat op PinkRoccade een (resultaat)verplichting rustte, inhoudende dat System21 op 3 april 2001 operationeel zou zijn, hetgeen PinkRoccade gemotiveerd betwist. De vraag is wat partijen, alle omstandigheden van het geval daarbij in aanmerking nemend, daaromtrent over en weer redelijkerwijs mochten verwachten. Daarbij is enerzijds van belang dat in het sub 1.c weergegeven verslag en het sub 1.h vermelde projectcharter is vermeld dat het systeem op 3 april 2001 operationeel diende te zijn en dat Masalco er aan hechtte het project in negen maanden tijd af te ronden. Anderzijds is van belang dat in de overeenkomst, in bijlage 11 van de mantelovereenkomst (weergegeven sub 1.f) en in de Fenitvoorwaarden is vastgelegddat op PinkRoccade een inspanningsverbintenis rust. In het sub 1.b vermelde verslag en het sub 1.e vermelde projectplan is bovendien opgenomen dat de detailplanning afhankelijk is van de beschikbare mensen en middelen en aldus de totale doorlooptijd van het project bepaalt, terwijl in geen van de tot de overeenkomst behorende stukken een ‘harde’ opleverdatum is vermeld. Alles overwegende is de rechtbank daarom van oordeel dat Masalco redelijkerwijs niet heeft kunnen aannemen dat PinkRoccade zich heeft verplicht om uiterlijk op 3 april 2001 een operationeel System21 te leveren. Dit te meer nu feit van algemene bekendheid is dat automatiseringsprojecten kunnen uitlopen, en uitlopen ook vaak plaats vindt. Bovendien was het verloop van het project in grote mate afhankelijk van de betrokkenheid van personeel van Masalco zelf. [...]"

Lees de uitspraak hier.

De juridische werkgroep van Platform Outsourcing Nederland (www.platformoutsourcing.nl) heeft een juridische checklist opgesteld voor outsourcingstrajecten. Het document beschrijft de juridische aandachtspunten binnen de sourcing life cycle. Daarnaast bevat het document een overzicht van de belangrijkste contractbepalingen en een hoofdstuk met de valkuilen.

U vindt de publicatie hier.

Rb Utrecht 18 juni 2003, HAZA 02-1767, Winwork tegen Capgemini (met dank aan Polo van der Putt, Vondst Advocaten). Op basis van art. 7:408 lid 2 BW mag een opdrachtgever een overeenkomst van opdracht altijd tussentijds opzeggen, ook als de overenkomst is aangegaan voor bepaalde duur.

Capgemini heeft een medewerker van Winwork ingehuurd voor bepaalde duur. 6 maanden voor einde contract beëindigt Capgemini het contract door middel van opzegging, met een beroep op art. 7:408 lid 2 BW. De rechter steekt daar een stokje voor. Volgens de rechter hebben partijen toepasselijkheid van art. 7:408 lid 2 BW stilzwijgend uitgesloten:

"4.4
De rechtbank overweegt als volgt.
Kern van het tussen partijen gerezen geschil is de vraag of Cap Gemini aansprakelijk kan worden gehouden voor de gevolgen van het feit dat zij de overeenkomst tussentijds heeft opgezegd. Voor de beantwoording van deze vraag heeft op grond van het bepaalde in artikel 7:408 lid 1 BW in verband met artikel 7:400 lid 2 BW als uitgangspunt te gelden dat de opdrachtgever een overeenkomst die voor bepaalde tijd is gesloten kan opzeggen, tenzij iets anders voortvloeit uit de wet, de inhoud of aard van de overeenkomst of van een andere rechtshandeling, of de gewoonte. Nu partijen van mening verschillen over de vraag wat zij omtrent de opzegging zijn overeengekomen, komt het hierbij aan op de zin die partijen over en weer redelijkerwijs aan elkaars verklaringen en gedragingen mochten toekennen en op hetgeen zij te dien aanzien redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten.

4.5
Ten aanzien van de aanleiding voor en de inhoud van de door de heer Van Holthuijsen te verrichten werkzaamheden is in de overwegingen van de overeenkomst aangegeven dat de rechtsvoorganger van Cap Gemini haar werkorganisatie stuurt in een ingrijpend en stimulerend vernieuwingsproces in welk kader dringend behoefte bestaat aan een betrokken en initiatiefrijk hoofd. Hieruit kan worden afgeleid dat sprake is van een complex proces waarin behoefte is aan specifieke professionele, voorshands mogelijk niet direct vervangbare ondersteuning. Verder heeft Winwork met betrekking tot de tussen partijen overeengekomen vergoeding onweersproken gesteld dat zij uitsluitend in het kader van een contract voor een vaste periode met de rechtsvoorganger van Cap Gemini een uurtarief voor de heer Van Holthijsen heeft afgesproken van € 160, - per uur, terwijl diens uurtarief normaal gesproken aanzienlijk hoger ligt. Voorts heeft de rechtsvoorganger van Cap Gemini met betrekking tot de omvang van de door de heer Van Holthijsen te verrichten werkzaamheden bij brief van
29 maart 2002 aan Winwork geschreven dat de werkzaamheden, met een optie op verlenging, “zullen”doorlopen tot en met 31 december 2002 “. Tenslotte hebben partijen de mogelijkheid van tussentijdse beëindiging van de overeenkomst, behoudens de in artikel 7 lid 2 van de overeenkomst aangegeven financiële problemen als bedoeld in 1.4, contractueel beperkt tot gevallen van wanprestatie. Genoemde feiten en omstandigheden in onderlinge samenhang bezien, leiden de rechtbank tot het oordeel dat partijen een eenzijdige opzeggingsbevoegdheid van Cap Gemini op een andere grond dan hiervoor bedoeld te hebben uitgesloten, zodat Cap Gemini niet bevoegd was de overeenkomst met Winwork tussentijds op de door haar aangevoerde grond op te zeggen en Cap Gemini aansprakelijk is voor de schade die daarvan voor Winwork het gevolg is." 

Lees de uitspraak hier. 

De invoering van het landelijke Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) in Nederland houdt de gemoederen in de zorg en de politiek al geruime tijd bezig. Er wordt hevig gediscussieerd over issues als beveiliging, privacy, patiëntenrechten en aansprakelijkheid. Dát het EPD er komt is echter wel duidelijk en de meeste ziekenhuizen en zorginstellingen zijn momenteel dan ook al bezig met de invoering van een EPD softwarepakket, vaak in combinatie met een nieuw Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Dergelijke projecten worden wel vergeleken met een hart-long-lever transplantatie, omdat alle vitale werkprocessen van het ziekenhuis erdoor geraakt worden. Terecht, want het zijn omvangrijke, langdurige, kostbare en risicovolle projecten, waarin leverancier en opdrachtgever intensief zullen moeten samenwerken. In de praktijk zien wij vaak dat het contract bij deze projecten niet de aandacht krijgt die het verdient.

Met dank aan Theo Bosboom en Ernst-Jan van de Pas, Dirkzwager advocaten

Na een lang voortraject waarin eindelijk de keuze is gemaakt voor een bepaalde leverancier, willen partijen meestal graag zo snel mogelijk aan de slag en wordt er onvoldoende tijd genomen om de afspraken goed uit te werken en vast te leggen. In veel gevallen is het contract te eenzijdig in het voordeel van de leverancier, bijvoorbeeld omdat op basis van de algemene voorwaarden van de leverancier of de ICT~Office voorwaarden wordt gecontracteerd. Ook wordt nogal eens volstaan met een standaard IT-contract, dat onvoldoende aansluit bij het ingrijpende traject dat partijen met elkaar aangaan. Het spreekt voor zich dat dit grote risico’s met zich meebrengt. Dit geldt met name voor het ziekenhuis, dat na de invoering in grote mate afhankelijk zal worden van de goede werking van het EPD en dus van de leverancier. In dit artikel zullen we aantal pijnpunten uit de praktijk benoemen en bespreken.

Hét EPD-pakket bestaat niet: weet wat u koopt!
Het opstellen van zo duidelijk en volledig mogelijke specificaties voor het EPD is een absolute must. Dit is natuurlijk een open deur, maar in de praktijk zien we nog steeds ziekenhuizen die onvoldoende nagaan wat ze eigenlijk nodig hebben en daardoor een product kopen dat (nog) niet geschikt is voor hun organisatie. Daarbij komt ook geregeld voor dat bepaalde specialisaties binnen het ziekenhuis te weinig of juist te veel betrokken zijn bij het opstellen van de specificaties, waardoor de specificaties onvolledig en/of onevenwichtig zijn. Een goed uitgebalanceerd intern projectteam is dan ook zeer belangrijk voor het verzamelen en opstellen van de relevante specificaties voor het EPD.

Onduidelijke of onvolledige specificaties leiden later onherroepelijk tot discussies over de prijs en de vraag of het EPD na oplevering wel of niet voldoet aan de gestelde eisen. Specificaties vormen immers de lat waarlangs de software tijdens de acceptatietests moet worden gelegd.

Overigens zal er bij dit soort complexe projecten bijna altijd wel sprake zijn van enig voortschrijdend inzicht, waardoor de specificaties moeten worden bijgesteld. In het contract zal dan ook een werkbare procedure moeten worden opgenomen over meerwerk. Zo zou bepaald kunnen worden dat de leverancier pas meerwerk mag verrichten als daar een door het ziekenhuis schriftelijke opdracht aan ten grondslag ligt, die is gebaseerd op een gespecificeerde kostenbegroting. Zodoende houdt het ziekenhuis grip op de meerkosten en kan de leverancier zijn extra werkzaamheden toch facturen.

Wanneer de aankoop van een EPD wel zorgvuldig wordt voorbereid aan de hand van lijsten met concrete eisen en wensen en verschillenanalyses, speelt er nog een ander belangrijk risico. In die situaties kan het bij de contracteerfase alsnog helemaal misgaan, omdat die prachtige specificaties in het contract (vaak onbewust) subtiel naar de prullenbak worden verwezen. Dit kan bijvoorbeeld door een bepaling als: “de leverancier garandeert dat de software zal voldoen aan de documentatie”, in combinatie met een andere bepaling die aangeeft dat de leverancier geen verdere garanties verstrekt ten aanzien van de werking van het EPD. Als met “documentatie” alleen de standaard gebruikshandleiding van de leverancier wordt bedoeld en er niet expliciet wordt verwezen naar de stukken uit het voortraject, loopt het ziekenhuis het risico dat zij zich juridisch niet meer kan beroepen op de in die stukken vastgelegde specificaties en beloftes. In een goed EPD-contract zal dus een duidelijke koppeling moeten worden aangebracht naar die specificaties uit het voortraject.

Houd grip op het project
Zoals gezegd is de invoering van een EPD binnen een ziekenhuis bepaald geen sinecure. Het goed managen van een dergelijk complex project is niet eenvoudig. Partijen gaan vaak een traject van jaren in, waarbij er zich ongetwijfeld tegenslagen en onvoorziene omstandigheden gaan voordoen. Het contract moet hierbij geen bron van discussies en irritaties zijn, maar geeft idealiter een duidelijke leidraad voor de organisatie van het project en het oplossen van meningsverschillen. Dit betekent dat het een uitgebalanceerd contract moet zijn, waarin evenwichtige procedures en regels zijn opgenomen en waarin de projectorganisatie duidelijk is uitgewerkt.

Het ziekenhuis zal zich terdege moeten realiseren dat de implementatie van een EPD – meer nog dan bij de implementatie van andere software – ook een forse inspanning van zijn eigen organisatie zal vergen. Er zullen voldoende specialisten moeten worden gemobiliseerd voor het opstellen van specificaties en het inrichten en testen van de software. Dit is niet altijd eenvoudig, door de drukte en hectiek van alledag en door de specifieke zeggenschapsverhoudingen binnen een ziekenhuis. Hier gaat het in de praktijk nogal eens mis, wat tot vertraging van het project kan leiden. Die vertraging kan dan gelijk fors oplopen, omdat de leverancier in de regel meerdere implementatietrajecten tegelijk heeft lopen en zijn mensen vaak al vele maanden vooruit heeft ingepland bij andere opdrachtgevers. Een verzoek om een uitstel van slechts twee weken van het ziekenhuis kan daardoor tot gevolg hebben dat er een volledig nieuwe planning zal moeten worden gemaakt en dat er gelijk een vertraging van vele maanden optreedt.

In het contract zal met dit alles rekening moeten worden gehouden. Uiteraard moeten er heldere afspraken worden gemaakt over verdeling van verantwoordelijkheden en oplevertermijnen, eventueel versterkt met boetes of incentives. Opdrachtgevers doen er verstandig aan om de betrokken specialisten en maatschappen binnen het ziekenhuis te laten tekenen voor hun commitment aan het project en voor het tijdig leveren van de afgesproken inzet. Indien er onzekerheid blijft bestaan over de vraag of deadlines intern kunnen worden gehaald, kan worden geprobeerd in het contract met de leverancier wat flexibiliteit te creëren en bijvoorbeeld te bepalen dat termijnen door de opdrachtgever mogen worden verschoven met een bepaald aantal weken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de totale doorlooptijd van het project. Hieraan kunnen uiteraard wel extra kosten verbonden zijn, maar die zijn soms te verkiezen boven een forse uitloop van het project.

Enkele juridische aandachtspunten bij ASP en SaaS
Ook bij dit soort projecten raken ASP en SaaS-constructies steeds meer in trek. Daarbij kan het gaan om het uitbesteden van het onderhoud of beheer van het pakket aan een derde of de hosting van het pakket en de data bij een derde. Dit brengt belangrijke juridische aandachtspunten met zich mee, waarvan wij enkele hieronder aanstippen.

ASP/SaaS-constructies leiden tot een hoge afhankelijkheid van het ziekenhuis van de continuïteit en de kwaliteit van dienstverlening van de leverancier (vendor lock-in). Wat gebeurt er vervolgens als die dienstverlening hapert? Men kan in een ziekenhuis simpelweg niet werken zonder dat het EPD en/of de daarin opgeslagen data beschikbaar is. Dit betekent niet alleen dat er een goede SLA nodig is, in combinatie met speciaal op ASP/SaaS toegesneden escrow- en noodregelingen voor faillissement of andere calamiteiten, maar ook dat er goede fysieke uitwijk– en backupvoorzieningen worden ingericht zodat het EPD en de daarin opgeslagen data bij uitval en storingen beschikbaar blijft voor het ziekenhuis.

Als het EPD gehost gaat worden door een derde, moet rekening worden gehouden met de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Er worden dan namelijk bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) verwerkt buiten het ziekenhuis en door een derde partij. Genoemde wetten stellen zware eisen aan bijvoorbeeld de beveiliging en geheimhouding van die gegevens. Die eisen zullen goed moeten worden geborgd in het hostingcontract. In sommige gevallen zal zelfs de vraag moeten worden gesteld of er toestemming nodig is van de patiënten voor de gekozen constructie.

Ook zal moeten worden nagegaan of een ASP/SaaS-constructie wel wordt toegestaan door de leverancier(s) van de EPD-software, indien dit niet de partij is die de ASP/SaaS-diensten verricht. Veel licentiemodellen verbieden dat de software buiten de instelling van de klant wordt gebruikt of beheerd. Leveranciers staan er over het algemeen niet op te springen om een derde bepaalde onderhouds- of beheerwerkzaamheden te laten verrichten aan hun software.

Verder zal goed moeten worden nagedacht over een exit regeling, waarin de gevolgen worden geregeld als het contract met de derde wordt beëindigd en het ziekenhuis wil overstappen naar een ander systeem. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over de migratie en conversie van data naar dat nieuwe systeem of aan een afspraak dat het ziekenhuis het oude systeem nog zolang mag gebruiken – tegen de eerder afgesproken tarieven – totdat het nieuwe systeem helemaal klaar is.

Dit artikel van Theo Bosboom en Ernst-Jan van de Pas is ook gepubliceerd in de Automatiseringgids 1/2010.

Dit bericht is oorspronkelijk verschenen op https://dirkzwagerieit.nl/2010/03/01/epd-contract-vaak-onvoldoende-uitgewerkt/