Aanbesteding

IT 465

Transparantie beoordelingssystematiek geschonden - heraanbesteding

Vzr. Rechtbank 's-Gravenhage 15 juli 2011 LJN BR4958 (Educus / HAN)

Met dank aan Anke Stellingwerff Beintema, advocaat aanbestedingsrecht, Loyens & Loeff

Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) heeft een Europese aanbesteding uitgeschreven voor de aanschaf, implementatie en exploitatie van een ‘StudieInformatieSysteem’ (SIS). HAN hanteerde het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’. Educus is niet als beste uit de bus gekomen en vorderde herbeoordeling.

Beoordelingssystematiek gunningscriterium PvE in strijd met transparantiebeginsel
De voorzieningenrechter oordeelde dat de beoordelingssystematiek van het gunningcriterium PvE in strijd is met de beginselen van gelijkheid en transparantie:
• Bij de vragen in het Programma van Eisen (PvE) is wel de maximaal te behalen score vermeld, maar niet hoe de weging van het antwoord plaatsvindt. Niet concreet is vermeld hoe de puntentoekenning geschiedt, dus voor welke concrete aspecten in het te geven antwoord op een vraag punten kunnen worden gescoord en hoeveel. Een inschrijver weet dus niet hoe hij het maximale aantal of minder punten kan scoren.
• De beoordelingsvrijheid van de aanbestedende dienst mag er niet toe leiden dat inschrijvers zo weinig inzicht hebben in de puntentoekenning, dat zij hun kansen op gunning onvoldoende kunnen inschatten en er ook niet een goede controle achteraf kan plaatsvinden.
• Bij gebreke van duidelijke criteria op basis waarvan punten worden toegekend voor de beantwoording van de vragen is niet in te zien hoe een objectieve en transparante vergelijking van de diverse inschrijvingen mogelijk is. De beoordeling heeft dan iets willekeurigs.

Vragen in het PvE zijn voor merelei uitleg vatbaar
De voorzieningenrechter oordeelde vervolgens dat de vragen uit het PvE door een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver anders kunnen zijn opgevat dan dat door HAN is bedoeld. Dit is eveneens in strijd met het transparantiebeginsel.

Verweer dat inschrijvers weten wat HAN verlangt faalt
Het verweer van HAN dat de inschrijvers een ‘inner circle’ vormen die wel weet wat HAN verlangt van een SIS en dus wat geoffreerd moet worden faalt:
• De beginselen van transparantie en gelijke behandeling brengen met zich dat alleen de aanbestedingsdocumenten relevant zijn.
• Daaruit moet kunnen worden opgemaakt wat er van de inschrijvers wordt verlangd.

Grossmann-verweer faalt
Het verweer van HAN, dat Educus haar recht heeft verwerkt om de onduidelijkheden in de gunningcriteria, gunningssystematiek en vraagstelling alsnog aan de orde te stellen, faalt:
• Educus de vragen uit het PvE had mogen interpreteren zoals zij blijkens haar inschrijving heeft gedaan.
• Educus mocht veronderstellen dat zij wist wat zij moest aanbieden om maximaal punten te kunnen scoren.
• Van Educus had dan ook niet verwacht mogen worden dat zij de beoordelingssystematiek eerder aan de orde stelde.

Heraanbesteding
De voorzieningenrechter concludeerde dat herbeoordeling geen zinvolle maatregel is, omdat een goede beoordeling bij gebreke van duidelijke beoordelingscriteria en duidelijkheid in de vraagstelling niet mogelijk is. De voorzieningenrechter gebood daarom tot heraanbesteding.

Commentaar
Uit deze uitspraak volgt dat aanbestedende diensten op voorhand in de aanbestedingsstukken duidelijk moeten aangeven voor welke concrete aspecten in het te geven antwoord op een vraag punten kunnen worden gescoord en hoeveel. Gelet op het transparantiebeginsel is hier wat voor te zeggen.

Echter, niet alle voorzieningenrechters gaan zover, getuige twee eveneens recente uitspraken:

Vznr. Rb. Rotterdam, 7 juni 2011, LJN: BR2793 (Van Dijk Educatie / Landstede)
4.3.8 Naar het oordeel van de voorzieningenrechter zijn deze (sub)gunningscriteria voldoende helder en transparant. In elke vraag heeft Landstede beschreven wat haar wensen zijn, waarbij zij waar nodig heeft aangegeven wat haar voorkeur verdient dan wel waar zij grote waarde aan hecht. Landstede geeft daarmee afdoende inzicht in wat beter door haar zal worden gewaardeerd en wat niet. (…) , behoeft van Landstede niet te worden verwacht dat zij de criteria nader inkleurt, in die zin dat zij op alle punten exact en zeer gedetailleerd aangeeft wat nodig is om een maximale score te behalen. Aldus zou – zoals Landstede, Noordhoff en Malmberg terecht aanvoeren – iedere innovatie, creativiteit of zelfstandig denkproces bij de inschrijvers worden geëcarteerd. Aan een gunningsystematiek op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, zoals hier aan de orde, is inherent dat een inschrijvende partij een zekere ruimte wordt geboden om criteria op eigen wijze in te vullen. Daardoor wordt hij immers optimaal gestimuleerd om inventief in te schrijven en kenbaar te maken welke aspecten van de opdracht volgens hem relevant zijn voor de aanbestedende dienst.

Vznr. Rb. Leeuwarden, 6 juli 2011, LJN: BR2162 (De Vier Gewesten / Dantumadiel)
4.15 De voorzieningenrechter overweegt dat van een aanbesteder niet kan worden verwacht dat hij exact omschrijft hoe hij wenst dat de inschrijver een bepaald kwaliteitcriterium invult om een maximale score te halen. Daarmee zou elke concurrentie in inventiviteit uit de markt worden gehaald. Het bij aanbestedingen in acht te nemen transparantiebeginsel strekt niet zo ver dat – voorafgaande aan de beoordeling – de inschrijvers op de hoogte moeten worden gesteld van de wijze waarop per (sub)gunningcriterium de verschillende mogelijke antwoorden zullen worden gewaardeerd. Uit art. 54 lid 2 Bao volgt dat voldoende is om inschrijvers op de hoogte te brengen van de minimaal en maximaal toe te kennen punten per (sub)gunningcriterium. Het bestek voldoet daar aan en ook de wijze waarop de gemeente Dantumadiel uiteindelijk heeft beoordeeld vodloet daar aan.

IT 460

Sanctie van uitsluiting toegestaan

Vrz. Rechtbank Assen 4 februari 2011, LJN BR4278 (Gebroeders Reimert B.V. tegen Provincie Drenthe, gevoegd: Jaartsveld Infra B.V. ) 

Image courtesy of officeclipart.com
Image courtesy of officeclipart.com

Pas 5 augustus 2011 gepubliceerd. Aanbesteding die geheel elektronisch verloopt. Aanbesteder schrijft toch schriftelijk in. Is er sprake van een ongeldige inschrijving? De voorzieningenrechter oordeelt dat de documenten dusdanig duidelijk, precies en ondubbelzinnig zijn geformuleerd, dat alle normaal oplettende en zorgvuldig handelende potentïele inschrijvers daar uit op konden maken dat louter elektronisch kon worden ingeschreven. Het 1 minuut voor sluitingstijd alsnog elektronisch proberen in te schrijven, wat niet lukt, betreft een omstandigheid die voor rekening en risico voor de aanbesteder komt, mede omdat niet is gebleken van falen in het betreffende systeem. De sanctie van uitsluiting acht de voorzieningenrechter toegestaan, omdat dat nodig, adequaat en proportioneel is, om de normen te handhaven die ingevolge het aanbestedingsrecht door de aanbestedende dienst moeten worden nageleefd. Daar verdraagt zich niet mee de door de aanbesteder bepleite keuze om de verzuimen door de vingers te zien en uit te gaan van de laagste inschrijving.

5.3.  Uit de tekst van de aankondiging zelf (artikel VI.3), het bijbehorende (gewijzigde) bestek ( artikel 0.02 en 0.06 ) en de bijlagen (onder andere artikel 5 van het protocol ), is voor dergelijke personen zonder meer op te maken dat de inschrijving moest worden ingediend op de daarin vermelde wijze: stap voor stap met gebruikmaking van computer en internet (zie verder onder 5.6.).
Inherent aan de keuze voor deze elektronische aanbesteding, die bovendien nog is aangeduid als exclusief ("uitsluitend"), is dat een schriftelijke inschrijving niet mogelijk was.
Ter zitting is gebleken dat Reimert wist dat ook wel wist, maar dat dit door de interne organisatie en door een gebrek aan ervaring met deze manier van inschrijven, dit niet overal in haar bedrijf is doorgedrongen.

5.4.  De omstandigheid dat in het bestek in artikel 0.02 zoveel mogelijk in plaats van uitsluitend elektronisch staat opgenomen maakt dit niet anders, omdat bepaalde onderdelen van de aanbestedingsprocedure nu eenmaal niet elektronisch kunnen geschieden, waaronder met name het verstrekken van mondelinge informatie tijdens een inlichtingenbijeenkomst.

5.5.  Reimert stelt dat zij -ook- nog elektronisch heeft ingeschreven op 1 december 2010 om 10.59 uur.

5.6.  In de aanbestedingsdocumenten staat uitvoerig en gedetailleerd hoe moet worden ingeschreven op de opdracht. Onder meer staat beschreven op welke wijze men een account voor het betreffende platform kan verkrijgen, hoe men zich vervolgens kan aanmelden en op welke wijze vervolgens een inschrijving gedaan kan worden. Dit is stap voor stap uiteengezet (rubriek Feiten onder 2.2) en daarbij kan de hulp van een helpdesk worden ingeroepen.
Uit het overzicht van Negometrix van de aanbesteding blijkt dat 31 bedrijven een account hebben geopend. Reimert heeft dat gedaan als tweede potentiële inschrijver, op 19 oktober 2010 om 6.59 uur. Van die 31 bedrijven, hebben er volgens dit overzicht 12 daadwerkelijk ingevulde en bijgevoegde documenten naar het systeem/de server van Negometrix geupload en doorgezonden aan de Provincie, Reimert echter niet. Eén bedrijf, Jansma Wegen en Milieu B.V. is blijven steken in het systeem van Negometrix.

5.7.  Uit dit overzicht volgt niet dat Reimert op 1 december 2010 niet is ingelogd bij Negometrix maar wel dat de vereiste stukken niet zijn meegezonden, althans niet allemaal. Daarbij is niet komen vast te staan dat dit een gevolg is van een falen van het systeem van Negometrix. Het moet er veeleer voor worden gehouden dat het niet is gelukt omdat de tijd daarvoor te kort was.
In artikel 5 van het protocol is dit uitdrukkelijk gesanctioneerd met uitsluiting. Dat is toegestaan nu dit nodig, adequaat en proportioneel is, om de normen te handhaven die ingevolge het aanbestedingsrecht door de aanbestedende dienst moeten worden nageleefd. Een keuze als door Reimert bepleit, namelijk door de vingers zien en het laagste bedrag nemen, verdraagt zich hier niet mee. De Provincie kon niet anders.
Het één minuut voor sluitingstijd nog proberen documenten te uploaden, wat vervolgens niet meer lukt, is een omstandigheid die dus voor rekening van Reimert moet komen.

5.9.  Het voorgaande leidt er toe dat de vorderingen worden afgewezen.

IT 448

Kamervragen Rijks ICT-dashboard geven hoop op verbetering

In navolging van IT 447 en met dank aan Michaël van Leeuwen, ICTRecht

Het in mei gelanceerde Rijks ICT-dashboard heeft een eerste ronde aan Kamervragen te verwerken gekregen. Minister Piet Hein Donner gaat in op de vragen van Pierre Heijnen (PvdA), die van verschillende kanten werden opgeworpen. Niet alleen schreef ik er op 20 mei een bericht over, ook Binnenlands Bestuur wijdde er later een uitgebreid artikel aan getiteld “Rijk lijkt open over ICT-projecten, maar schijn bedriegt.”

Heijnen stelt interessante vragen, bijvoorbeeld:

Deelt u de mening dat er, omdat de kleuren worden vastgesteld op basis van vergelijking met de laatst afgesproken wijziging van het project, een vertekend beeld kan ontstaan over de mate waarin de voortgang van grote ICT projecten onder controle is? Is dit regime niet wat al te soepel? Zou het niet transparanter zijn om de kleuren te baseren op wat de oorspronkelijke kosten en planning van een project waren?”

Donner geeft hierop het volgende antwoord:

Nee, alle herijkingen op een project sinds de start van het project zijn namelijk met toelichting terug te vinden in het ICT-dashboard. Ik beraad me wel op een aanpassing van het ICT-dashboard waarbij de kleur niet alleen wordt vastgesteld op basis van de afwijking ten opzichte van de laatste herijking, maar waarbij ook alle tussenliggende herijkingen in beschouwing worden genomen.

De wijze waarop het dashboard nu met de herijkingen omgaat kan de volgende situatie opleveren: Er wordt een project opgestart met als beoogde einddatum 31 december 2008 en een budget van 56 miljoen euro. Eind 2008 blijkt de beoogde einddatum toch niet haalbaar te zijn en is er ook wat extra budget nodig: 12 miljoen euro. Enkele herijkingen later staat de beoogde einddatum op 1 juli 2010, wordt er een bedrag van 206 miljoen euro genoemd en is het project, op 22 juli 2011, nog altijd niet afgerond.

Klinkt niet bepaald als een vlekkeloos verlopen project, maar het dashboard besluit er toch een “10″ op te plakken. Ongeloofwaardig? Inderdaad, maar helaas is het geen fictie maar een echt bestaand project bij de Belastingdienst voor het vervangen van de toeslagensystemen. Hoe kunnen de doorlooptijd en kosten van dit project de hoogste score halen als de einddatum die genoemd wordt al ruim een jaar verstreken is en de kosten nog altijd doorlopen?

De methode die nu wordt gehanteerd voor het toekennen van scores verdient een aanpassing. Er wordt nu in het geheel niet gekeken naar de actuele kosten versus de oorspronkelijk begrote kosten. De herijking zorgt voor een nieuwe pot met geld en daarmee lijkt in het dashboard de oorspronkelijke zak met geld een afgesloten zaak te zijn. Dit terwijl de herijking miljoenen aan extra kosten kan bevatten voor het onderdeel dat met het initieel vastgestelde budget dus niet volledig was afgerond. Maar bij de beoordeling wordt niet gekeken naar de oorspronkelijke schatting, maar naar de laatste bijstelling. Zoals Donner het toelicht: “Daarbij wordt de meest actuele schatting vergeleken met de laatste door de opdrachtgever vastgestelde herijking. Indien er (nog) geen herijkingen zijn, wordt vergeleken met de initiële schatting.”

Wat het Amerikaanse voorbeeld nu juist enige geloofwaardigheid geeft is dat er een flink aantal projecten wordt weergegeven dat helemaal geen “groene” beoordeling of een tien als totaalscore krijgt. Als dat Amerikaanse dashboard dan zo’n grote inspiratiebron was, neem daar dan ook echt een voorbeeld aan bij volgende versies van het Rijks ICT-dashboard en zorg voor échte transparantie. Verplicht de ministeries tot het geven van regelmatige tussentijdse updates over kosten, voortgang en de beoogde einddatum en laat die ook opnemen in het Rijks ICT-dashboard zodat er een actueel overzicht ontstaat. En hanteer een andere scoringssystematiek dan de huidige.

IT 447

Slechts een pr-functie

Antwoord kamervragen door BZK over grote ICT-projecten bij het Rijk, 2011-2000297349

Vraag 2
Deelt u de mening die in het artikel naar voren komt dat de website rijksictdashboard tekort schiet wat betreft het geven van informatie over de voortgang van grote ICT projecten bij de overheid omdat ‘de informatie op de site niet up to date is en daardoor  ook niet transparant’?

Antwoord 2:
Nee. De informatie gepresenteerd op het Rijks ICT-dashboard is één op één uit de jaarrapportage bedrijfsvoering over de grote en hoogrisico ICT-projecten (TK 32501 nr. 14). De afspraak met uw Kamer is dat de rapportage jaarlijks aan de Tweede Kamer wordt aangeboden. Via het ICT-dashboard is het voor ministeries ook mogelijk om tussentijdse wijzigingen te communiceren. Jaarlijks wordt dan het totaaloverzicht via de jaarrapportage bedrijfsvoering aan de Tweede Kamer aangeboden. Als er tussentijds een brief aan de Tweede Kamer wordt gestuurd over een dergelijk project, dan worden de rapportagegegevens ook tussentijds geactualiseerd op het ICT-dashboard.

Vraag 3
Hoe plaatst u de stelling dat het kabinet ‘het vertrouwen ontbreekt om echt transparant te zijn’? In hoeverre is het waar dat het webpaneel bij bezoekers ten onrechte de indruk kan wekken dat het Rijk meer greep heeft op de voortgang van alle grote ICT projecten dan daadwerkelijk het geval is? Zou meer transparantie een negatiever beeld kunnen geven
over de mate waarin het Rijk de kosten die gepaard gaan met grote ICT projecten onder controle heeft?

Antwoord 3:
In de huidige versie van het ICT-dashboard worden de meerjarige kosten en doorlooptijd van de projecten getoond en de wijzigingen daarop. De kosten en doorlooptijd worden volgens een vast stramien, gelijk voor alle projecten gescoord. Daarbij wordt de meest actuele schatting vergeleken met de laatste door de opdrachtgever vastgestelde herijking.
Indien er (nog) geen herijkingen zijn, wordt vergeleken met de initiële schatting. Herijkingen zijn het gevolg van bijvoorbeeld nieuwe eisen, of mee- of tegenvallende resultaten. Iedere herijking dient te zijn gesanctioneerd door de opdrachtgever. Die formele besluitvorming is op het dashboard transparant gemaakt. Herijkingen vinden dus
alleen plaats op basis van formele besluitvorming en worden dientengevolge dan pas geplaatst op het ICT-dashboard. Op basis van planning en resultaat wordt de kleur bepaald. Indien de procentuele afwijking binnen de 10 procent ligt, kleurt het project groen, is deze groter, dan kleurt het project geel. Indien deze de 40% overschrijdt kleurt het project rood. Dat kan onafhankelijk voor de kosten en doorlooptijd.

Vraag 4
Deelt u de mening dat er, omdat de kleuren worden vastgesteld op basis van vergelijking met de laatst afgesproken wijziging van het project, een vertekend beeld kan ontstaan over de mate waarin de voortgang van grote ICT projecten onder controle is? Is dit regime 1 Binnenlands Bestuur, 1 juli 2001 niet wat al te soepel? Zou het niet transparanter zijn om de kleuren te baseren op wat de oorspronkelijke kosten en planning van een project waren?

Antwoord 4:
Nee, alle herijkingen op een project sinds de start van het project zijn namelijk met toelichting terug te vinden in het ICT-dashboard. Ik beraad me wel op een aanpassing van het ICT-dashboard waarbij de kleur niet alleen wordt vastgesteld op basis van de afwijking ten opzichte van de laatste herijking, maar waarbij ook alle tussenliggende herijkingen in
beschouwing worden genomen.

Vraag 5
Hoe beoordeelt u de stelling dat er in deze een prima kans gemist is om informatie te delen met burgers en met anderen binnen de overheid en dat het risico is dat het webpaneel in de huidige vorm ‘slechts een pr-functie’ vervult?

Antwoord 5:
De publicatie van het ICT-dashboard is juist een vervolgstap in de rapportage aan de Tweede Kamer over de grote en hoogrisico ICT-projecten. Uiteraard is het nog mogelijk daarin verdere vervolgstappen te maken. Ik beraad me nog op zaken als het toevoegen van informatie over contractpartijen en het explicieter onder de aandacht brengen van de
baten van een project.

Vraag 6
Welke acties gaat u ondernemen om de transparantie over de voortgang van ICT projecten bij het Rijk te bevorderen? Wat gaat u doen om de belangrijkste knelpunten die zijn geconstateerd met betrekking tot de rijksictdashboard, namelijk dat het werken met kleuren als verwarrend wordt ervaren, dat er geen duidelijkheid is over wie de opdrachtgevers zijn en dat de site niet continue wordt bijgewerkt, op te lossen?

Antwoord 6:
Zie de antwoorden op 4 en 5.

IT 398

Kamerbrief Bevoegheden NMa bij handhaving aanbestedingsrecht

Op basis van de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira) is de NMa gehouden om in specifieke gevallen een aanbestedende dienst een bestuurlijke boete op te leggen. Indien de rechter een onwettig gesloten overeenkomst niet of slechts gedeeltelijk heeft vernietigd vanwege dwingende redenen van algemeen belang, en het vonnis heeft kracht van gewijsde gekregen, dan stelt de NMa op basis van de feiten zoals de rechter deze heeft vastgesteld de hoogte van de bestuurlijke boete vast (maximaal 15 procent van de opdrachtwaarde). De NMa heeft geen verdere bevoegdheden ten aanzien van de handhaving van de aanbestedingswetgeving. Bij een vermoeden van nietnaleven van de aanbestedingswetgeving kan een gedupeerde partij de zaak bij de burgerlijke rechter aanbrengen.

Lees meer hier (link)

IT 396

Nieuwe Alcatel termijn

Rechtbank 's-Gravenhage 1 juni 2011, LJN BQ6916 (Construcciones y Auxiliar de Ferrocarriles S.A. tegen HTM Personenvervoer N.V.)

Met dank aan Anke Verhoeven en Menno Weij, SOLV.

In navolging van IT 384. Nog een uitspraak over de Alcatel-termijn in aanbestedingsprocedures. Meer uitgebreid gaat de rechter echter in op de motivering van gunningsbeslissing en de transparantie van gunningscriteria en wegingsfactoren. Het betreft een aanbesteding, uitgeschreven door het Haagse HTM, voor de levering van tramvoertuigen. Siemens en CAF hebben ingeschreven op de aanbesteding. HTM besluit voorlopig te gunnen aan Siemens, tegen welk besluit CAF in een kort geding haar bezwaren uit. Deze bezwaren betreffen, kort gezegd, de transparantie van de gunningscriteria en de motivering van de gunningsbeslissing.

Transparantie van gunningscriteria en wegingsfactoren
Zowel artikel 56 lid 2 Bass als het algemene beginsel van transparantie en het Succhi di Frutta-arrest brengen met zich mee dat de aanbestedende dienst verplicht is om de gunningscriteria vooraf bekend te maken, evenals het relatieve gewicht dat aan elk van die criteria wordt toegekend. Ook moeten die gunningscriteria voldoende gespecificeerd en volledig bekend gemaakt te worden.

HTM had wel de gunningscriteria en subcriteria bekend gemaakt, maar niet de wegingsfactoren die daaraan gekoppeld waren. Deze wegingsfactoren had HTM bij een notaris gedeponeerd in  een niet openbaar stuk. De rechter oordeelt dat, hoewel de deponering bij de notaris wel de objectiviteit kan waarborgen, dit niet leidt tot de vereiste transparantie. De inschrijvers zijn namelijk niet in staat om bij het opstellen van hun aanbiedingen rekening te houden met het volledige beoordelingskader.

Het feit dat HTM niet heeft voldaan aan de eis van voldoende transparantie zou in beginsel leiden tot ongeldigheid van de aanbesteding en, indien HTM nog steeds wenst te gunnen, tot heraanbesteding. CAF heeft daarop echter geen vordering gericht, zodat de rechter deze conclusie buiten beschouwing laat.

Wijziging van gunningscriteria en wegingsfactoren
CAF heeft echter nog meer bezwaren tegen de gunning. Daar gaat de rechter dan ook verder op in. Belangrijkste bezwaar van CAF betreft wijzigingen in de bekendgemaakte gunningscriteria. HTM heeft in totaal 16 wijzigingen aangebracht in de vooraf bekendgemaakte subcriteria, in die zin dat zij de weging van die criteria op factor 0 heeft gezet. Het is vaste jurisprudentie dat tussentijdse wijziging van de gunningscriteria of de wegingsfactoren niet toegestaan is. De rechter concludeert dat HTM de inschrijvingen van CAF en Siemens opnieuw dient te beoordelen op grond van de eerder bekend gemaakte gunningscriteria.

Nieuwe gunningsbeslissing: deugdelijk gemotiveerd en met Alcatel-termijn
De nieuwe voorlopige gunningsbeslissing die daaruit voortvloeit dient beter gemotiveerd te worden. De rechter stelt namelijk vast dat de eerdere gunningsbeslissing niet deugdelijk gemotiveerd was, omdat daarin slechts de totaalscores per hoofdstuk werden aangegeven en niet de specifieke scores per sub-criterium. Het feit dat het weergeven van alle sub-scores vele tientallen pagina’s zou beslaan, doet daar niet aan af.

Omdat er sprake is van een nieuwe gunningsbeslissing, begint ook de Alcatel-termijn opnieuw te lopen. De rechter legt die termijn uitdrukkelijk aan HTM op, zodat HTM pas na verloop van de termijn van minimaal 15 dagen na verzending van de nieuwe voorlopige gunningsbeslissing een overeenkomst mag sluiten met de partij waaraan zij besluit te gunnen. Dat lijkt mij in deze ook logisch, aangezien de eerdere gunningsbeslissing kennelijk onvoldoende gemotiveerd was.
De Alcatel-termijn heeft als doel dat de teleurgestelde inschrijver de tijd krijgt om zijn bezwaren tegen de voorlopige gunningsbeslissing te uiten voordat een definitieve gunning plaatsvindt. Indien de voorlopige gunningsbeslissing onvoldoende gemotiveerd is begint de Alcatel-termijn op basis van de Memorie van Toelichting bij het BAO daarom nog niet te lopen. Het zou namelijk onredelijk zijn wanneer de inschrijver (een groot deel van) de termijn moet laten verlopen terwijl hij meer informatie inwint over de gronden van de gunningsbeslissing.

Omdat de rechter in deze zaak tot de conclusie komt dat HTM de gunningsbeslissing onvoldoende gemotiveerd heeft, zou het onredelijk zijn indien na de nieuwe gunningsbeslissing geen nieuwe Alcatel-termijn zou gaan lopen. HTM kan dan meteen een overeenkomst sluiten met de winnaar van de nieuwe gunningsbeslissing, zodat de teleurgestelde partij geen termijn krijgt om te kunnen klagen indien HTM een deugdelijk gemotiveerde, maar overigens onrechtmatige nieuwe gunningsbeslissing neemt.

Zie IT 384 voor een vonnis waarin de rechtbank de mogelijkheid openlaat om een contractuele Alcatel-termijn te verlengen.

IT 384

Rechtbank acht verlenging van de Alcatel termijn in aanbestedingen mogelijk

Met dank aan Anke Verhoeven, SOLV. Een recent vonnis van de Rechtbank Maastricht over de vraag of de zogenaamde Alcatel-termijn in aanbestedingen verlengd kan worden.

De gunning van een aanbesteding verloopt in twee fasen. Eerst maakt de aanbestedende dienst een voorlopige gunningsbeslissing bekend en daarna volgt een definitieve gunningsbeslissing. De tijd tussen deze twee momenten is bedoeld om de gepasseerde inschrijvers de mogelijkheid te geven om hun bezwaren tegen de voorlopige gunningsbeslissing te uiten.

In het Alcatel-arrest van het Hof van Justitie van de EU is bepaald dat de gepasseerde inschrijver binnen een redelijke termijn na bekendmaking van de voorlopige gunningsbeslissing een procedure dient te starten indien hij het niet eens is met de gunning. De redelijke termijn (naar het arrest ook wel de Alcatel-termijn genoemd) is in het Univerale Beau-arrest door het Hof van Justitie gesteld op 15 dagen. Deze termijn is ook opgenomen in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Vóór het verstrijken van deze termijn mag de aanbestedende dienst geen overeenkomst sluiten met de winnende inschrijver.

Regelmatig wordt de Alcatel-termijn in de aanbestedingsdocumentatie opgenomen als vervaltermijn voor het aanhangig maken van een procedure tegen de voorlopige gunningsbeslissing. Een inschrijver die niet binnen 15 dagen na het bekend maken van de voorlopige gunningsbeslissing een procedure aanhangig maakt, is dan niet-ontvankelijk.
In een recent vonnis van de rechtbank Maastricht gaat het om de vraag of een dergelijke vervaltermijn in de aanbestedingsdocumentatie verlengd kan worden. De aanbestedende dienst had besloten om de vervaltermijn te verlengen, omdat de gepasseerde inschrijver had aangegeven binnen de vervaltermijn een kort geding te gaan starten. De aanbestedende dienst probeerde de bezwaren van de gepasseerde inschrijver weg te nemen om te voorkomen dat geprocedeerd zou worden. Dat lukte echter niet, en de gepasseerde inschrijver startte een kort geding tegen de voorlopige gunningsbeslissing. Dit gebeurde echter ná de in het bestek gestelde termijn, maar binnen de verlengde termijn.

De winnende inschrijver is het niet eens met de gang van zaken. Volgens hem kon de termijn niet verlengd worden, zodat de gepasseerde inschrijver niet-ontvankelijk dient te worden verklaard. In een apart kort geding tussen de aanbestedende dienst en de winnende inschrijver beoordeelt de voorzieningenrechter in hoeverre de verlenging van de Alcatel-termijn toelaatbaar is.

Daarbij is allereerst van belang dat het gaat om een contractuele vervaltermijn. Waar wettelijke vervaltermijnen fataal zijn en derhalve niet kunnen worden verlengd, hangt die mogelijkheid bij contractuele vervaltermijnen af van hetgeen partijen daaromtrent afgesproken hebben. Er dient dus gehaviltext te worden. De interpretatie van de bedoelingen van partijen vergt echter nader onderzoek van de feiten, waar het onderhavige kort geding zich niet voor leent. De beslissing of de vervaltermijn verlengd kon worden laat de voorzieningenrechter dus in het midden.

Wel beoordeelt de voorzieningenrechter nog of de verlenging in strijd was met het transparantiebeginsel, een van de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht. In het kader van die beoordeling volgt een belangenafweging. Enerzijds kon de winnende inschrijver erop vertrouwen dat de voorlopige gunning na 15 dagen een definitieve gunning zou worden en heeft hij dus belang bij strikte toepassing van de vervaltermijn. Anderzijds zijn er voor alle partijen voordelen verbonden aan een verlenging van de vervaltermijn. Die kan er immers toe leiden dat de bezwaren van de gepasseerde inschrijver weggenomen worden zodat een procedure voorkomen wordt. 

De rechter komt tot de conclusie dat het te ver voert om geen enkele mogelijkheid tot verlenging van de contractuele vervaltermijn open te laten. In beginsel kan de vervaltermijn dus verlengd worden. Dat is slechts anders indien sprake is van specifieke omstandigheden die verlenging onredelijk maken. In dit geval zijn die echter niet aanwezig. Integendeel, de verlenging had een beperkte duur en de winnende inschrijver was onmiddellijk op de hoogte gesteld van de verlenging. Los daarvan wijst de rechter er nog op dat de termijn in relatie tot de gepasseerde inschrijver feitelijk is verlengd, of dat nu mocht in de relatie met de winnende inschrijver of niet. 

In aansluiting op dit vonnis zou een aanbestedende dienst zich dienen af te vragen of hij de mogelijkheid van verlenging van de Alcatel-termijn open wenst te laten. Zo ja, dan is het aan te raden om deze mogelijkheid expliciet in de aanbestedingsdocumentatie aan te geven.

Klik hier voor het vonnis

IT 364

Rijksoverheid lanceert ICT-dashboard

Afgelopen woensdag is het ICT-dashboard van het Rijk gelanceerd. Doel van dit dashboard is om inzichtelijk te maken hoe grote ICT-projecten en ICT-projecten met een hoog risico bij de ministeries en publiekrechtelijke ZBO’s lopen. Relevant voor de vraag of een project ‘goed’ verloopt is of de doorlooptijd en de kosten op schema liggen. Dit dasboard zal nog verder doorontwikkeld worden. Zo zal binnenkort aan alle projecten toegevoegd worden wie de betrokken leveranciers zijn.

Met dank aan Annechien ten Kate-Sloots, ICT~Office.